Αριθμ. 202627 – ΦΕΚ τεύχος Β 2970/05.05.2023
Καθορισμός λειτουργίας ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος «Πύλη για την Καλλιτεχνική Εκπαίδευση».

ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟΙ
ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΥ – ΕΠΙΚΡΑΤΕΙΑΣ
αποφασίζουμε:

Άρθρο 1
Σκοπός-Πεδίο Εφαρμογής

1. Σκοπός του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (ΟΠΣ) «Πύλη για την Καλλιτεχνική Εκπαίδευση», είναι η ευχερέστερη συλλογή στοιχείων, η τεκμηρίωση, η διαφύλαξη, η εύρυθμη διαχείριση της πληροφορίας σχετικά με την καλλιτεχνική εκπαίδευση και η διάχυση της δυνατότητας πρόσβασης σε αυτήν. Η λειτουργία της Πύλης θα έχει ως αποτέλεσμα τη βέλτιστη εξυπηρέτηση των συναλλασσόμενων με την αύξηση της αποδοτικότητας της Υπηρεσίας. Θα υπάρξει μείωση της διοικητικής γραφειοκρατίας, απλούστευση και προτυποποίηση των παρεχόμενων υπηρεσιών και δε θα απαιτείται η αυτοπρόσωπη παρουσία του συναλλασσόμενου στην Διεύθυνση Καλλιτεχνικής Εκπαίδευσης (ΔΚΕ) του Υπουργείου Πολιτισμού και Αθλητισμού για να προσκομίσει ή να λάβει δικαιολογητικά. Θα επιτυγχάνεται ταυτόχρονα η ηλεκτρονική συναλλαγή, η ηλεκτρονική επικοινωνία καθώς και ο εξορθολογισμός των διαδικασιών μέσω της ομογενοποίησής τους βάσει ανοιχτών προτύπων.

2. Με τις διατάξεις της παρούσας καθορίζονται οι προδιαγραφές λειτουργίας και διαλειτουργικότητας του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (ΟΠΣ) «Πύλη για την Καλλιτεχνική Εκπαίδευση», ο τρόπος αυθεντικοποίησης των χρηστών, τα στοιχεία που καταχωρίζονται σε αυτό από τους αρμόδιους υπαλλήλους της Διεύθυνσης Καλλιτεχνικής Εκπαίδευσης (ΔΚΕ) του Υπουργείου Πολιτισμού και Αθλητισμού (ΥΠΠΟΑ) και τους Ιδιοκτήτες και Διευθυντές των εποπτευομένων από τη ΔΚΕ Σχολών Καλλιτεχνικής Εκπαίδευσης, καθώς και κάθε ειδικότερο ζήτημα για την λειτουργία του.

Άρθρο 2
Λειτουργία πληροφοριακού συστήματος

1. Στο πλαίσιο της υλοποίησης του έργου «Πύλη για την Καλλιτεχνική Εκπαίδευση» δημιουργείται Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) και μέσω αυτού θα διενεργείται η εποπτεία της Διεύθυνσης Καλλιτεχνικής Εκπαίδευσης του ΥΠΠΟΑ επί των Σχολών Καλλιτεχνικής Εκπαίδευσης σύμφωνα με τα οριζόμενα στη «Σύμβαση για την υλοποίηση και την παραγωγική λειτουργία της Διαδικτυακής Πύλης για την Καλλιτεχνική Εκπαίδευση» (αρ.
συστήματος ΚΗΜΔΗΣ 21SYMV008335206 2021-03-24).

2. Το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) περιλαμβάνει την ηλεκτρονικοποίηση των διαδικασιών των συναλλασσόμενων Δομών Καλλιτεχνικής Εκπαίδευσης καθώς και την τεκμηρίωση και πιστοποίησή τους. Για το σκοπό αυτό τηρούνται: α) Για τη Διαχείριση Ανώτερων Σχολών Δραματικής Τέχνης: 1) Μητρώο Ανώτερων Σχολών Δραματικής Τέχνης, 2) Μητρώο Εκπαιδευτικού Προσωπικού 3) Μητρώο Σπουδαστών/Αποφοίτων, β) Για τη Διαχείριση Ανώτερων Σχολών Χορού: 1) Μητρώο Ανώτερων Σχολών Χορού, 2) Μητρώο Εκπαιδευτικού Προσωπικού 3) Μητρώο Σπουδαστών/Αποφοίτων, γ)) Για τη Διαχείριση Ανώτερων Σχολών Κινηματογράφου:
1) Μητρώο Ανώτερων Σχολών Κινηματογράφου 2) Μητρώο Εκπαιδευτικού Προσωπικού 3) Μητρώο Σπουδαστών/Αποφοίτων, δ) Για τη Διαχείριση Τομέα Μουσικής: 1) Μητρώο Μουσικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων, 2) Μητρώο Εκπαιδευτικού Προσωπικού, 3) Μητρώο Σπουδαστών/Αποφοίτων.
Επιπλέον το σύστημα περιλαμβάνει την ψηφιακή βιβλιοθήκη όλων των τεκμηρίων του αρχειακού υλικού της Διεύθυνσης Καλλιτεχνικής Εκπαίδευσης.

3. Το πληροφοριακό σύστημα αναπτύσσεται, συντη-ρείται και λειτουργεί παραγωγικά σε διαδικτυακή διεύθυνση και σαν υπολογιστική υποδομή στο G-CLOUD, που έχει προσφερθεί από την Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.). Για τις ανάγκες που αφορούν στην εκπαίδευση χρηστών, τις δοκιμές και τις προσομοιώσεις, υπάρχει διαδικτυακή διεύθυνση, η οποία σαν υποδομή λειτουργεί στις δομές της αναδόχου εταιρείας «ΑΠΟΨΗ Α.Ε.», που ανέλαβε την υλοποίηση του έργου.

4. Για την ηλεκτρονική διεκπεραίωση της αίτησης εγ-γραφής των φυσικών προσώπων που θα χρησιμοποιούν το σύστημα, όλοι οι χρήστες αυθεντικοποιούνται με τη χρήση των κωδικών εισόδου στο σύστημα TaxisΝet.

5. Το Πληροφοριακό Σύστημα είναι προσβάσιμο μέσω Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov. gr- ΕΨΠ).

Άρθρο 3
Ρόλοι χρηστών του πληροφοριακού συστήματος

1. Για την επίτευξη της ασφάλειας και της ορθής λειτουργικότητας, το πληροφοριακό σύστημα διαθέτει ένα σύνολο προκαθορισμένων ρόλων, οι οποίοι ανατίθενται στους χρήστες. Η δυνατότητα εκτέλεσης των προκαθορισμένων ενεργειών στο σύστημα, καθώς και τα δικαιώματα πρόσβασης στο σύνολο της πληροφορίας, καθορίζονται βάσει δικαιωμάτων που αποδίδονται σε κάθε ρόλο.

2. Κάθε χρήστης μπορεί να διαθέτει έναν ή περισσότερους από τους ακόλουθους ρόλους:
α) Χρήστης ΔΚΕ:
Ρόλοι:
• Προϊστάμενος Τμήματος α) Μουσικής Εκπαίδευσης

β) Εκπαίδευσης Θεάτρου και Χορού,

γ) Εκπαίδευσης Κινηματογράφου και Οπτικοακουστικών Μέσων: Παρακολουθεί την ορθή διεκπεραίωση της υλοποίησης των διαδικασιών, αναθέτει βήματα των ψηφιακών διαδικασιών σε υφισταμένους του
• Ο αρμόδιος υπάλληλος Τμήματος α) Μουσικής Εκ-παίδευσης β) Εκπαίδευσης Θεάτρου και Χορού, γ) Εκπαίδευσης Κινηματογράφου και Οπτικοακουστικών Μέσων: Υλοποιεί τα βήματα των διαδικασιών που του ανατίθενται από τον Προϊστάμενο του Τμήματος
• Διαχειριστής Συστήματος
Δημιουργία και κλείσιμο λογαριασμών χρηστών, έλεγχος, διαχείριση και κατανομή πόρων συστήματος (υπολογιστική ισχύ, διαθέσιμη μνήμη, αποθηκευτικός χώρος), πρόληψη και επίλυση θεμάτων ασφάλειας, επαναφορά δεδομένων
β)Χρήστης Σχολών:
Τμήμα Μουσικής Εκπαίδευσης:
Ρόλοι:
• Ιδιοκτήτης ΜΕΙ: Τηρεί τα νομιμοποιητικά έγγραφα της σχολής, παρακολουθεί την ορθή υλοποίηση των διαδικασιών, προβαίνει σε πρόσληψη Διευθυντή του ΜΕΙ.
• Διευθυντής ΜΕΙ: Προβαίνει σε όλες τις διαδικασίες που προβλέπονται, αιτήσεις εγκρίσεων αναγγελία προσλήψεων Εκπαιδευτών, Εγγραφή σπουδαστών, σύνταξη Μαθητολογίων, αιτήσεις πραγματοποίησης Εξετάσεων (αποτελέσματα/βαθμολογίες).
Τμήμα Εκπαίδευσης Θεάτρου και Χορού:
Ρόλοι:
• Ιδρυτής Ανώτερης Σχολής α) Δραματικής Τέχνης, β) Χορού: Τηρεί τα νομιμοποιητικά έγγραφα της σχολής, παρακολουθεί την ορθή υλοποίηση των διαδικασιών, προβαίνει σε πρόσληψη Διευθυντή Ανώτερης Σχολής.
• Διευθυντής Ανώτερης Σχολής α) Δραματικής Τέχνης,
β) Χορού: Προβαίνει σε όλες τις διαδικασίες που προβλέπονται, αναγγελία προσλήψεων Εκπαιδευτών, Εγγραφή σπουδαστών, Κατάρτιση Ωρολογίου Προγράμματος, Εξετάσεις (αποτελέσματα, βαθμολογίες).

3. Με την επιτυχή σύνδεση κάθε χρήστη στο σύστημα, εμφανίζεται μενού πλοήγησης με τις διαθέσιμες λειτουργίες, οι οποίες διαμορφώνονται βάσει του ρόλου με τον οποίο πραγματοποιείται η είσοδος και αναλύονται στο σχετικό Εγχειρίδιο Οδηγιών Χρήσης που έχει διανεμηθεί ηλεκτρονικά στους χρήστες.

4. Ο Προϊστάμενος της Διεύθυνσης Καλλιτεχνικής Εκ-παίδευσης καθορίζει και επιβλέπει την ηλεκτρονικοποίηση όλων των διαδικασιών και διασφαλίζει την έγκαιρη ολοκλήρωσή τους, μέσω της ενεργής εποπτείας των χρηστών της παρ. 2 και την παροχή κατευθύνσεων για την επίλυση θεμάτων.
5. Στο διακομιστή/εξυπηρετητή τηρείται ιστορικό των κινήσεων των εξουσιοδοτημένων χρηστών και των μεταβολών που αυτές επιφέρουν στα πληροφορικά δεδομένα. Για κάθε πρόσβαση, επεξεργασία και μεταβολή στα δεδομένα του συστήματος τηρείται σχετικό αρχείο καταγραφής (Log Files).

Άρθρο 4
Διαλειτουργικότητες του πληροφοριακού συστήματος

1. Το πληροφοριακό σύστημα διασυνδέεται μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, σύμφωνα με το άρθρο 84 του ν. 4727/2020 (Α’ 184) και το άρθρο 47 του ν. 4623/2019 (Α’ 134), με τα κατά περίπτωση πληροφοριακά συστήματα του δημοσίου τομέα από τα οποία αντλεί, με ηλεκτρονικό τρόπο, τα αναγκαία στοιχεία.

2. Η άντληση του Αριθμού Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης (ΑΜΚΑ) πραγματοποιείται μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της διαδικτυακής υπηρεσίας «Στοιχεία ΑΜΚΑ» από ΗΔΙΚΑ ΑΕ, μόνο για την ταυτοποίηση του Εκπαιδευτικού Προσωπικού, των Σπουδαστών/Αποφοίτων και του Διευθυντή ή Ιδιοκτήτη της εκάστοτε Σχολής.

3. Το σύστημα, και για τις διαδικασίες που προβλέπονται, διαλειτουργεί με την εφαρμογή του Κεντρικού Πρωτοκόλλου του ΥΠΠΟΑ.

4. Το σύστημα, και για τις διαδικασίες που προβλέπονται, διαλειτουργεί με την υπηρεσία ΣΗΔΕ, ώστε τα έγγραφα που εκδίδονται από το σύστημα να μπορούν να υπογράφονται ψηφιακά από αντίστοιχους εξουσιοδοτημένους χρήστες.

5. Το Υπουργείο Πολιτισμού και Αθλητισμού για την επεξεργασία, που διενεργείται για τις διαλειτουργικότητες έχει την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης όλων των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας των λαμβανομένων πληροφοριών και, κατ’ ελάχιστον, την καταγραφή και την παρακολούθηση των προσβάσεων, τη διασφάλιση ιχνηλασιμότητας και την προστασία των διακινούμενων δεδομένων από κάθε παραβίαση, καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή. Η διάθεση των διαδικτυακών υπηρεσιών μέσω του ΚΕ.Δ. διενεργείται σύμφωνα το ισχύον Πλαίσιο Ασφάλειας των πληροφοριακών συστημάτων της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, την Πολιτική Ορθής Χρήσης διαδικτυακών υπηρεσιών και τις διατάξεις περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Άρθρο 5
Είσοδος των χρηστών στο Πληροφοριακό Σύστημα

1. Η είσοδος των χρηστών της περ. β’ της παρ. 2 του άρθρου 3 στο πληροφοριακό σύστημα, που είναι προσβάσιμο μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης, πραγματοποιείται με τη χρήση των κωδικών- διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, σύμφωνα με την υπό στοιχεία 1894 ΕΞ 2023/17-1-2023 απόφασης του Υπουργού Επικρατείας «Διάθεση Υπηρεσίας Αυθεντικοποίησης Χρηστών oAuth2.0 σε Πληροφοριακή Συστήματα τρίτων Φορέων, μέσω του κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης» (Β’ 266).

2. Η είσοδος στο σύστημα των χρηστών της περ. α’ της παρ. 2 του άρθρου 3, που ενεργούν με την ιδιότητα του δημοσίου υπαλλήλου, πραγματοποιείται με χρήση των «Κωδικών Δημόσιας Διοίκησης» της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, σύμφωνα με την υπό στοιχεία 29810 ΕΞ 2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας (Β’ 4798).

Άρθρο 6
Καταχώριση στοιχείων και υποβολή εγγράφων στο πληροφοριακό σύστημα

1. Στο πληροφοριακό σύστημα καταχωρίζονται από τους χρήστες της περ. β’ της παρ. 2 του άρθρου 3 τα στοιχεία των Σπουδαστών/Αποφοίτων, Εκπαιδευτικού Προσωπικού, Διευθυντή και Ιδιοκτήτη Σχολών Καλλιτεχνικής Εκπαίδευσης.
2. Οι χρήστες της περ. β’, της παρ. 2 του άρθρου 3 υποβάλλουν σε ηλεκτρονική μορφή, μέσω του πληροφοριακού συστήματος, τα απαιτούμενα έγγραφα και δικαιολογητικά, των οποίων τα στοιχεία δεν αντλούνται μέσω των παραπάνω διαλειτουργικοτήτων.

Άρθρο 7
Έλεγχοι πληρότητας, εγκρίσεις, απορρίψεις

1. Οι χρήστες των περ. α’ και β’ της παρ. 2 του άρθρου 3 μπορούν να τροποποιούν και να αποθηκεύουν τα υπό έλεγχο στοιχεία σε προσωρινή κατάσταση μέχρι να συμπληρώσουν όλα τα απαιτούμενα πεδία και να επισυνάψουν τα απαραίτητα ψηφιοποιημένα αρχεία.
Κατά την προσπάθεια συμπλήρωσης/οριστικοποίησης των στοιχείων, το πληροφοριακό σύστημα διενεργεί τυπικό έλεγχο πληρότητας και σε περίπτωση που είναι επιτυχής, οι χρήστες μπορούν να προβούν σε οριστικοποίηση, λαμβάνοντας με μήνυμα επί της οθόνης τους, αλλά και μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, τον αριθμό πρωτοκόλλου, την ημερομηνία και τον αριθμό υποβολής, μέσω του πληροφοριακού συστήματος.

2. Με την οριστικοποίηση της υποβολής των στοιχεί-ων των χρηστών της περ. β’, αυτά καθίσταται διαθέσιμα στους εξουσιοδοτημένους χρήστες της περ. α’ της παρ. 2 του άρθρου 3, για τον οριστικό έλεγχο. Κάθε επιμέρους έλεγχος σημαίνεται και με την ολοκλήρωση του, οι χρήστες της προηγούμενης παραγράφου ενημερώνονται, μέσω του πληροφοριακού συστήματος, για την αποδοχή ή απόρριψη της αίτησής τους.
Παραγόμενο έγγραφο αποδοχής ή απόρριψης, αποστέλλεται από το πληροφοριακό σύστημα μέσω της διαλειτουργικότητας με το Κεντρικό Πρωτόκολλο του ΥΠΠΟΑ προς ενημέρωση των χρηστών της περ. β’της παρ. 2 του άρθρου 3 της παρούσας.

3. Σε περίπτωση που διαπιστωθούν αναντιστοιχίες, ελλείψεις ή ασυμβατότητες στα καταχωρισμένα στοιχεία ή στα απαιτούμενα δικαιολογητικά, οι χρήστες της πρώτης παραγράφου ενημερώνονται μέσω του πληροφοριακού συστήματος, με σημείωση των απαιτούμενων διορθώσεων και σχετικό σύνδεσμο για την προβολή της αίτησης. Μετά τη διόρθωση, η αίτηση επανυποβάλλεται οριστικά και οι χρήστες ενημερώνονται, μέσω του πληροφοριακού συστήματος, για την επιτυχή διόρθωση της αίτησης.

Άρθρο 8
Πρόσβαση στα δηλωθέντα στοιχεία

1. Κάθε χρήστης της περ. β’ της παρ. 2 του άρθρου 3 έχει πρόσβαση μόνο στα στοιχεία, που βρίσκονται καταχωρισμένα στο πληροφοριακό σύστημα από τον ίδιο.
2. Κάθε χρήστης της περ. α’ της παρ. 2 του άρθρου 3 έχει πρόσβαση στα στοιχεία, που βρίσκονται καταχωρισμένα στο πληροφοριακό σύστημα ανά αντικείμενο εκάστου Τμήματος καθώς και στα υποβαλλόμενα ηλεκτρονικά έγγραφα που ζητούνται κατά περίπτωση όπως η υποβολή ηλεκτρονικών αντιγράφων πτυχίων, διπλωμάτων, υπεύθυνων δηλώσεων κ.α..

Άρθρο 9
Έκδοση εγγράφων από το πληροφοριακό σύστημα

Το πληροφοριακό σύστημα εκδίδει ανά Τμήμα της Διεύθυνσης Καλλιτεχνικής Εκπαίδευσης, τα παρακάτω έγγραφα:
1. Τμήμα Μουσικής Εκπαίδευσης
α) θεώρηση μαθητολογίων τρέχοντος σχολικού έτους α’ ή/και β’ εξαμήνου σπουδαστών/στριων ανά Μουσικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα (ΜΕΙ),
β) έγκριση πρόσληψης εκπαιδευτικού προσωπικού α’ ή/και β’ εξαμήνου ανά ΜΕΙ,
γ) έγκριση πρόσληψης Διευθυντή ανά ΜΕΙ, δ) απόφαση συγκρότησης επιτροπής/ων εισαγωγικών, κατατακτηρίων και απολυτηρίων εξετάσεων ανά ΜΕΙ, ε) βεβαίωση φοίτησης σπουδαστή, στ) βεβαίωση χορήγησης απολυτηρίου τίτλου σπουδών, ζ) στατιστικά στοιχεία.

2. Τμήμα Εκπαίδευσης Θεάτρου και Χορού
α) έγκριση εγγραφής σπουδαστών/στριών ανά Ανώτερη Σχολή Δραματικής Τέχνης (ΑΣΔΤ) ή ανά Ανώτερη Σχολή Χορού (ΑΣΧ) β) έγκριση πρόσληψης εκπαιδευτικού προσωπικού ανά ΑΣΔΤ ή ανά ΑΣΧ, γ) έγκριση πρόσληψης Διευθυντή/ντριας σπουδών ανά ΑΣΔΤ ή ανά ΑΣΧ δ) βεβαίωση σπουδαστικής κατάστασης ε) βεβαίωση αποφοίτησης στ) βεβαίωση για στρατολογική Χρήση, ζ) βεβαίωση προϋπηρεσίας (για εκπαιδευτικό προσωπικό) η) στατιστικά στοιχεία

Άρθρο 10
Προστασία προσωπικών δεδομένων – τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας

1. Υπεύθυνος επεξεργασίας του πληροφοριακού συ-στήματος είναι το Υπουργείο Πολιτισμού και Αθλητισμού, το οποίο διασφαλίζει την προστασία των δικαιωμάτων των προσώπων, της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, σύμφωνα με το ενωσιακό και εθνικό δίκαιο και ιδίως σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 (ΕΕ L 119) (Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων, ΓΚΠΔ) και τον ν. 4624/2019 (Α’ 137) καθώς και την από 22-11-2022 «Σύμβαση Επεξεργασίας Προσωπικών Δεδομένων».
2. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που κατα-χωρίζονται στο πληροφοριακό σύστημα συλλέγονται, τηρούνται και τυγχάνουν περαιτέρω επεξεργασίας αποκλειστικά για τους σκοπούς της τήρησης και διαχείρισης του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (ΟΠΣ) «Πύλη για την Καλλιτεχνική Εκπαίδευση».

Άρθρο 11
Έναρξη

Η απόφαση αυτή ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως