Ηλεκτρονικά το γνήσιο υπογραφής και η έκδοση ιδιωτικών συμφωνητικών και εγγράφων
«Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού»
Δυνατότητα έκδοσης ιδιωτικών εγγράφων (τα έγγραφα που εκδίδουν τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες και απευθύνονται προς τους φορείς του δημόσιου και ιδιωτικού τομέα) με τη χρήση των ειδικών ηλεκτρονικών εφαρμογών «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού», που είναι προσβάσιμες μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov. gr)
Νέες δυνατότητες για τους πολίτες
Τη δυνατότητα να βεβαιώνουν ψηφιακά τις υπογραφές τους σε ιδιωτικά συμφωνητικά με περισσότερους από δύο συμβαλλόμενους έχουν από 25.05.2022 οι πολίτες
Τη δυνατότητα να βεβαιώνεται ψηφιακά στα αγγλικά το γνήσιο της υπογραφής έχουν από 17.05.2022 οι πολίτες
Ψηφιακά Έγγραφα gov.gr
Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή προκειμένου να:
- εκδώσετε σε ηλεκτρονική μορφή Υπεύθυνη Δήλωση, Εξουσιοδότηση, Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου, Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού
- ελέγξετε την εγκυρότητα ενός εγγράφου
- δείτε την προσωπική σας θυρίδα my.gov.gr
Πριν ξεκινήσετε
Για την έκδοση εγγράφου θα χρειαστείτε:
- είτε τους προσωπικούς σας κωδικούς web banking είτε τους προσωπικούς σας κωδικούς πρόσβασης στο Taxisnet (αφού πρώτα εγγραφείτε στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (ΕΜΕπ), ώστε να επιβεβαιώσετε τον αριθμό του κινητού σας τηλεφώνου)
- το κινητό σας όπου θα σας αποσταλούν κωδικοί επιβεβαίωσης πριν την έκδοση του εγγράφου
- Για τον έλεγχο της εγκυρότητας ενός εγγράφου θα χρειαστείτε είτε τον κωδικό επαλήθευσης του εγγράφου, είτε το QR code.
- Για την προβολή της θυρίδας σας my.gov.gr και του αρχείου των εγγράφων σας, θα χρειαστείτε είτε τους προσωπικούς σας κωδικούς web banking είτε τους προσωπικούς σας κωδικούς πρόσβασης στο Taxisnet.
Χαρακτηριστικά
Τα έγγραφα μπορείτε να τα αποστείλετε ηλεκτρονικά ή να τα εκτυπώσετε και να τα παραδώσετε έντυπα.
Όλα τα ηλεκτρονικά και έντυπα έγγραφα φέρουν μοναδικό αναγνωριστικό κωδικό επαλήθευσης με τον οποίο μπορεί να γίνει αναζήτηση του εγγράφου και επαλήθευση των περιεχομένων του
Η εφαρμογή Ψηφιακά Έγγραφα gov.gr
Η διαδικασία έκδοσης του εγγράφου
Αρχικά, για την ταυτοποίησή του ο πολίτης ακολουθεί τα ίδια βήματα με εκείνα που απαιτούνται για τη συμπλήρωση Εξουσιοδότησης ή Υπεύθυνης Δήλωσης, δηλαδή αυθεντικοποιείται:
- είτε μέσω των κωδικών Taxisnet, εφόσον ο πολίτης έχει επιβεβαιωμένο αριθμό κινητού τηλεφώνου,
- είτε με τους κωδικούς web banking (Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος, Τράπεζα Πειραιώς, Alpha Bank, Eurobank, Attica Bank, Παγκρήτια Τράπεζα, Τράπεζα Ηπείρου, Συνεταιριστική Τράπεζα Καρδίτσας, Τράπεζα Κεντρικής Μακεδονίας, Τράπεζα Χανίων ή Ταμείο Παρακαταθηκών και Δανείων).
Στη συνέχεια, ο πολίτης αναρτά σε μορφή .pdf το έγγραφο στο οποίο θέλει να βεβαιώσει την υπογραφή του. Στο σημείο αυτό καλείται να δηλώσει αν επιθυμεί τη βεβαίωση στα ελληνικά ή στα αγγλικά, επιλέγοντας το αντίστοιχο πεδίο. Το ονοματεπώνυμο και το πατρώνυμο με λατινικούς χαρακτήρες αντλούνται αυτόματα, όπως αναγράφονται στην αστυνομική ταυτότητα. Για περιπτώσεις ευθυγράμμισης με άλλα ταξιδιωτικά έγγραφα, δίνεται η δυνατότητα στον πολίτη να τροποποιήσει τα στοιχεία αυτά (πχ γυναίκες που εμφανίζονται ως PAPADOPOULOU μπορούν να το τροποποιήσουν σε PAPADOPOULOS). Ωστόσο, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι η συγκεκριμένη δυνατότητα δεν θα χρησιμοποιηθεί παραπλανητικά, η βεβαίωση υπογραφής στα αγγλικά περιλαμβάνει τα στοιχεία όπως είναι καταχωρημένα στο ταυτοποιητικό έγγραφο.
Η διαδικασία ολοκληρώνεται μόλις συμπληρώσει τον κωδικό μιας χρήσης (OTP – One Time Password), ο οποίος αποστέλλεται στον αριθμό κινητού τηλεφώνου που έχει δηλώσει ο πολίτης. Αμέσως μετά, το έγγραφο καταχωρίζεται στη θυρίδα του πολίτη στο my.gov.gr και είναι διαθέσιμο για αποθήκευση, εκτύπωση ή αποστολή σε φορέα του Δημοσίου.
Στο τέλος κάθε σελίδας αναγράφονται ο μοναδικός κωδικός και ο κωδικός QR του εγγράφου, ώστε να ελέγχεται εύκολα ως προς την εγκυρότητά του. Μάλιστα, για την επαλήθευση αγγλόφωνων βεβαιώσεων, το docs.gov.gr/validate εμφανίζει τα αποτελέσματα και στις δύο γλώσσες, ενισχύοντας την ασφάλεια των συναλλαγών και την αξιοπιστία των εγγράφων
Η ΚΥΑ
Αριθμ. 40912 ΕΞ 2021 – ΦΕΚ Τεύχος B’ 5354/18.11.2021
Λειτουργία των εφαρμογών «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού»
Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΕΠΙΚΡΑΤΕΙΑΣ
αποφασίζουμε:
Άρθρο 1
Αντικείμενο και πεδίο εφαρμογής
1. Αντικείμενο της παρούσας αποτελεί ο καθορισμός της δυνατότητας έκδοσης ιδιωτικών εγγράφων με τη χρήση των ειδικών ηλεκτρονικών εφαρμογών «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού», που είναι προσβάσιμες μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov. gr-ΕΨΠ).
2. Στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας εντάσσονται τα έγγραφα που εκδίδουν τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες και απευθύνονται προς τους φορείς του δημόσιου τομέα της παρ. 57 του άρθρου 2 του ν. 4727/ 2020 (Α’ 184) και τους φορείς του ιδιωτικού τομέα.
Άρθρο 2
Πρόσβαση στην εφαρμογή
1. Χρήστες των ανωτέρω εφαρμογών είναι τα φυσικά πρόσωπα που ενεργούν είτε για τον εαυτό τους ατομικά είτε ως νόμιμοι εκπρόσωποι νομικού προσώπου ή νομικής οντότητας ή ως δικαστικοί συμπαραστάτες ή ως επίτροποι ανηλίκου.
2. Η πρόσβαση των χρηστών γίνεται κατόπιν αυθεντικοποίησης, σύμφωνα με το άρθρο 24 του νόμου 4727/2020 (Α’ 184).
Άρθρο 3
Διαδικασία έκδοσης εγγράφου (εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου») και χαρακτηριστικά των ιδιωτικών εγγράφων
1. Το φυσικό πρόσωπο εισέρχεται στην εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και μεταφορτώνει το έγγραφο σε μορφή.pdf. Κατόπιν, το έγγραφο αποκτά τα χαρακτηριστικά της παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020. Συγκεκριμένα, στο κάτω μέρος κάθε σελίδας του εγγράφου αποτυπώνεται ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR και στο τέλος του εγγράφου αποτυπώνεται η προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
2. Στο τέλος του εγγράφου και κάτω από το όνομα του εκδότη τίθεται από την εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» η ψηφιακή βεβαίωση της σύνταξης του εγγράφου από το φυσικό πρόσωπο που χρησιμοποίησε την εφαρμογή κατόπιν ηλεκτρονικής επαλήθευσης της ταυτότητάς του (αυθεντικοποίηση). Στην ψηφιακή βεβαίωση περιλαμβάνονται το ονοματεπώνυμο, το πατρώνυμο και ο ΑΦΜ του εκδότη.
Άρθρο 4
Διαδικασία έκδοσης ιδιωτικών εγγράφων από περισσότερα φυσικά πρόσωπα (εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού»)
1. Εάν το έγγραφο εκδίδεται από περισσότερα φυσικά πρόσωπα, ο πρώτος κατά χρονική σειρά εκδότης εισέρχεται στην εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού», μεταφορτώνει το έγγραφο σε μορφή .pdf και εισάγει σε ειδικό πεδίο της εφαρμογής τον ΑΦΜ, το όνομα και το επώνυμο των άλλων εκδοτών, ώστε οι τελευταίοι να εισέλθουν στην εφαρμογή για την έκδοση του ιδιωτικού εγγράφου. Οι τελευταίοι εισέρχονται στην εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού», σύμφωνα με το άρθρο 2, επιλέγουν το υπό έκδοση ιδιωτικό έγγραφο και επιβεβαιώνουν μέσω ειδικής επιλογής την έκδοσή του και από τους ίδιους
2. Στο τέλος του εγγράφου και κάτω από το όνομα του κάθε εκδότη τίθεται από την εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού» η ψηφιακή βεβαίωση της σύνταξης του εγγράφου από τα φυσικά πρόσωπα που χρησιμοποίησαν την εφαρμογή κατόπιν ηλεκτρονικής επαλήθευσης της ταυτότητάς τους (αυθεντικοποίηση). Στην ψηφιακή βεβαίωση περιλαμβάνονται το ονοματεπώνυμο, το πατρώνυμο και ο ΑΦΜ κάθε εκδότη.
3. Κατόπιν, το έγγραφο αποκτά τα χαρακτηριστικά της παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020. Συγκεκριμένα, στο κάτω μέρος κάθε σελίδας του εγγράφου αποτυπώνεται ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR. Στο τέλος του εγγράφου και μετά την αυθεντικοποίηση και την έκδοση του εγγράφου από τον τελευταίο κατά χρονική σειρά εκδότη αποτυπώνεται η προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
Άρθρο 5
Διακίνηση και ισχύς των ιδιωτικών εγγράφων
1. Τα ιδιωτικά έγγραφα που εκδίδονται μέσω των εφαρμογών της παρούσας διακινούνται ως ηλεκτρονικά έγγραφα με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) ή ως έντυπα έγγραφα, σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020. Για τη διακίνηση είναι δυνατή και η χρήση των θυρίδων της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης (ΕΨΠ), εφόσον αυτές είναι διαθέσιμες.
2. Τα ανωτέρω έγγραφα έχουν την ίδια ισχύ με έγγραφα που φέρουν βεβαίωση γνήσιου υπογραφής του άρθρου 11 του ν. 2690/1999 (Α’ 45), επέχουν θέση έγγραφου τύπου κατά το άρθρο 160 του Αστικού Κώδικα και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς της παρ. 2 του άρθρου 1 (φορείς-λήπτες) ως τέτοια. Οι φορείς-λήπτες μπορούν να επαληθεύσουν το περιεχόμενο των εγγράφων που λαμβάνουν μέσω της εφαρμογής της παρούσας, σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020. Ειδικά όταν τα ανωτέρω έγγραφα διακινούνται ως έντυπα έγγραφα, η επαλήθευση του περιεχομένου τους, σύμφωνα με το προηγούμενο εδάφιο, είναι υποχρεωτική για τον φορέα-λήπτη τους.
3. Με τη θέση της προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, στην οποία εμπεριέχεται εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα, τα ανωτέρω έγγραφα αποκτούν βέβαιη χρονολογία. Η ημερομηνία έκδοσης των εγγράφων αποτυπώνεται στην εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα.
Άρθρο 6
Επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
1. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης ορίζεται ως υπεύθυνος επεξεργασίας, κατά την έννοια της περ. 7 του άρθρου 4 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων – ΓΚΠΔ), για τους σκοπούς της λειτουργίας των εφαρμογών της παρούσας.
2. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης έχει την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας των διακινούμενων δεδομένων, πληροφοριών και εγγράφων και κατ’ ελάχιστον, της καταγραφής και παρακολούθησης των προσβάσεων, της διασφάλισης ιχνηλασιμότητας και της προστασίας των διακινούμενων δεδομένων από κάθε παραβίαση, καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή.
3. Τα έγγραφα που εκδίδονται μέσω των εφαρμογών της παρούσας αποθηκεύονται στην θυρίδα του εκδότη ή των εκδοτών. Για την τήρηση των ανωτέρω εγγράφων στις θυρίδες ισχύουν τα οριζόμενα στο άρθρο 26 του ν. 4727/2020 και την υπό στοιχεία 5620 ΕΞ 2021 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας (Β’ 849).
Άρθρο 7
Έναρξη ισχύος
Η απόφαση αυτή ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως
